Forretningsmodel

GeoDanmarks forretningsmodel bestemmer rammen for samarbejdet mellem medlemmerne i GeoDanmark både organisatorisk og økonomisk.

GeoDanmarks bestyrelse godkendte på møde 29. november 2019 en forlængelse af Forretningsmodel 2014, som omfattede produktionsperioden 2015-2019.

Det er bestyrelsens vurdering, at forretningsmodellen fortsat er et godt fundament for samarbejdet mellem stat og kommuner i GeoDanmark-foreningen.

Der er foretaget en redaktionel gennemskrivning af hoveddokumentet ’Ny forretningsmodel for FOT-Danmark – af 11. februar 2014’, som kan læses og hentes herunder.

Indholdet i forretningsmodellen er:

FOT-danmark skiftede navn til GeoDanmark på det ekstraordinære repræsentantskabsmøde 30. oktober 2014, hvilket afspejles i den redaktionelle gennemskrivning af nærværende notat.

GeoDanmark er rammen for et samarbejde mellem alle landets kommuner og Styrelsen for Dataforsyning og Effektivisering (SDFE) om etablering og vedligehold af et fællesoffentligt geografisk administrationsgrundlag. Forretningsmodelen fastlægger den overordnede opgave-, ansvars- og økonomifordeling mellem parterne.

Forretningsmodellen er baseret på et udredningsarbejde og forhandlingsforløb, som i 2013 er gennemført af det daværende FOT-sekretariatsudvalg og FOT-bestyrelse. Dette notat beskriver forretningsmodellen, som den er godkendt på FOT-bestyrelsesmødet den 10. december 2013 med redaktionelle ændringer godkendt af GeoDanmarks bestyrelse den 29. november 2019.

Forretningsmodellen er opdelt i en tekstdel, hvor opgave- og ansvarsfordeling mellem parterne er beskrevet, samt et bilag 1 med den aftalte økonomifordeling i 2014.

Processen for forretningsmodellens tilblivelse

Der blev i forhandlingsforløbet i 2013 udarbejdet en række notater som grundlag for nærværende forretningsmodel. Disse notater medfølger (bilag 2-8), idet en række af overvejelserne bag forretningsmodellen her er nærmere beskrevet. Bilag 3 – 8 skal dog læses som arbejdspapirer i en proces frem mod vedtagelse af forretningsmodellen, og ved eventuelle uoverensstemmelser mellem dette notat og disse bilag, er det nærværende notat, som er gældende. Bilag 2 er FOTdanmarks strategiske grundlag som blev godkendt på repræsentantskabsmødet i 2013.

GeoDanmarks forretningsmodel blev godkendt i forskellige fora i kommunalt og statsligt regi, inden den blev fremlagt til godkendelse på GeoDanmarks repræsentantskabsmøde 10. april 2014.

Forretningsmodellen erstatter ’Beskrivelse af FOT-samarbejdet – Et Fællesoffentligt Geografisk Administrationsgrundlag’, som blev godkendt på det stiftende møde i det daværende FOTdanmark den 8. oktober 2007.

Forretningsmodellen medførte en række omlægninger i opgaver, ansvar og ressourceindsats mellem kommunerne og det daværende GST. Den daværende FOT-bestyrelse ønskede, at ressourceforbruget hos parterne blev fulgt, så det kunne vurderes, om de ressourceestimater, der ligger til grund for aftalen, forsat holder.

De daværende FOT-data blev med Grunddataaftalen fra 2012 gjort til frie grunddata, hvilket skabte nye muligheder for at bringe FOT-data bredt i anvendelse. Med Grunddataaftalen blev det aftalt, at parterne bag FOT-samarbejdet skulle skabe en struktur for FOT-samarbejdet, som kunne sikre landsdækkende FOT-data med et indhold og en aktualitet, der gør disse data anvendelige som geografisk administrationsgrundlag.

FOTdanmark ønskede med 2013-strategien at understøtte den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi og fremme samarbejdet mellem offentlige myndigheder om brug af geodata til digital forvaltning og til effektivisering af den offentlige sektor.

Med Grunddataaftalen og 2013-strategien var det den daværende FOT-bestyrelses vurdering, at det var nødvendigt med betydelige ændringer i forhold til den daværende forretningsmodel.

Følgende principper blev derfor lagt til grund for forretningsmodellen for GeoDanmark:

  • Fokus på kvalitet, aktualitet og homogenitet i GeoDanmark-data
  • Processerne til indsamling og vedligeholdelse af data skal effektiviseres
  • GeoDanmark-objekter skal kunne ajourføres både fotogrammetrisk fra flyfotos og administrativt via offentlig sagsbehandling
  • Bedre grundlag for anvendelse af GeoDanmark-data i forvaltningsmæssige sammenhænge
  • Klar opgave- og rollefordeling mellem parterne i GeoDanmark
  • Lige fordeling mellem stat og kommuner af fællesomkostningerne i GeoDanmark

Aftalen indeholder følgende hovedelementer:

  • Model for datavedligehold
  • Systemunderstøttelse
  • Indgåelse af tredjepartsaftaler
  • Omlægning af sekretariatsbetjening
  • Plan for overgangsfasen

GeoDanmark-samarbejdet vil understøtte udviklingen af de geografiske grunddata, som GeoDanmark-data er en del af, til gavn for den offentlige opgavevaretagelse. Det er således essentielt, at GeoDanmark-samarbejdet har en form og et indhold, der gør, at GeoDanmark kan understøtte fællesoffentlige aktiviteter, uanset om de initieres af GeoDanmark eller er drevet af andre offentlige interesser og behov.

GeoDanmarks bestyrelse udarbejdede i 2018 en ny strategi for GeoDanmark 2018-2022 ’Danmark udvikler sig’, som ligeledes understøtter samarbejdet i GeoDanmark.

Målet for GeoDanmark-datavedligeholdelsen er, at parterne leverer aktuelle og homogene grunddata af høj kvalitet, som understøtter behovene i den offentlige sektor, og at parterne gensidigt forpligter sig til et fælles obligatorisk minimumsniveau for vedligehold af GeoDanmark-data. Aftalen om datavedligehold er baseret på følgende hovedelementer:

Årlig billeddækning

Ortofoto anvendes i stigende omfang til sagsbehandling og oversigtsformål og erstatter allerede i dag i brugen af fotogrammetrisk registrerede objekter i en række sammenhænge. Ønsket om årlige landsdækkende forårsortofotos imødekommes i forretningsmodellen. Den årlige landsdækkende billeddækning giver samtidig mulighed for udpeget fotogrammetrisk ajourføring af udvalgte objekttyper. For at skabe den nødvendige økonomi til en årlig landsdækkende billeddækning og ortofotos reduceres billedopløsningen fra 10 cm til 15 cm.

Administrativ ajourføring

Det har, siden GeoDanmark blev dannet, været ambitionen, at GeoDanmark-data skulle ajourføres via administrativ ajourføring, som tidligere blev kaldt Løbende Sagsorienteret Ajourføring (LSA). Der skal forsat arbejdes for, at denne ambition virkeliggøres.

For de kommuner, der skaber GeoDanmark-data via administrativ ajourføring, skal disse data kunne indgå i GeoDanmark-databasen, på en smidig måde. Og der iværksættes, med udgangspunkt i erfaringerne fra disse kommuner, initiativer, der udbreder og udvikler arbejdsgange og integrationer, der støtter denne langsigtede ambition

Ændringsudpegning (ÆUP)

Integration af ajourføring af GeoDanmark-data i forvaltningsprocesser stiller imidlertid store krav til tilrettelæggelse af arbejdsgange og -processer, systemintegration mv. Det er bestyrelsens vurdering, at det kan tage nogle år, inden der via sagsbehandling indenfor relevante forvaltningsområder kan skabes den nødvendige landsdækkende aktualitet og kvalitet i GeoDanmark-data via administrativ ajourføring, og dermed opfylde forventningerne til et landsdækkende administrationsgrundlag. Der indføres i stedet en forpligtelse for kommunerne til udpegning af ændringer på bygninger, veje, vandløb og søer, når der træffes forvaltningsmæssige beslutninger, som berører disse objekttyper. Kommunen kan også vælge at registrere ændringen med ny geometri som en administrativ ajourføring. Ændringsudpegninger (ÆUP) og administrativt ajourførte objekter danner grundlag for en årlig fotogrammetrisk ajourføring.

Ændringsudpegninger, som også kan foretages af SDFE, skal som minimum registreres som et punkt eller en afgræsningspolygon for større objekter (veje og vandløb) i den fælles GeoDanmark-database. Ændringsudpegning bør ske umiddelbart i forlængelse af de forvaltningsopgaver, der afføder ajourføringsbehovet, og indberetningen skal ske senest 1. juli af hensyn til den efterfølgende fotogrammetriske ajourføring.

Der udarbejdes vejledningsmaterialer for ÆUP / administrativ ajourføring med beskrivelse af kravene til selve ændringsudpegningen og registrering af data i det fælles databasesystem mv.

Fotogrammetriske ydelser

Fotogrammetri vil endnu i en årrække være den primære metode til ajourføring af GeoDanmark-objekter. For at effektivisere opgavevaretagelsen i forbindelse med udbud og aftaleindgåelse, processtyring, kvalitetssikring samt databaseilægning, placeres disse opgaver hos SDFE som udførende part, svarende til anbefalingen i det såkaldte ”Professionaliseringsprojekt”. Det ændrer dog ikke ved, at dataindsamling / ajourføring af GeoDanmark-data fortsat er et fælles og lige ansvar for SDFE og kommunerne, også selv om kommunerne nu ikke længere er forpligtet til at afsætte arbejdsressourcer til indkøb og kvalitetssikring af fotogrammetriske ydelser. Herved frigøres kommunale ressourcer til ÆUP/administrativ ajourføring af GeoDanmark-objekter, sådan at aktualitet og kvaliteten af GeoDanmark-data kan højnes.

De fremtidige omkostninger til indkøb af de fælles fotogrammetriske ydelser omfattende fotoflyvning, ortofotoproduktion samt ajourføring af GeoDanmark-objekter er opgjort i forarbejderne til denne forretningsmodel. Kommunerne dækker 50% og SDFE 50% af udgifterne til indkøb af disse fælles ydelser. Kommunernes andel af disse fotogrammetriske ydelser overgår fremover til bloktilskudsregulering fra kommunerne til staten. Dette er sket for at imødekomme et kommunalt ønske om, at kommunerne fremover kan budgettere med og betale et fast årligt beløb, så der ikke skal budgetteres forskelligt fra år til år. Denne forretningsmodel vil i sig selv mindske udsvinget i udgifterne mellem årene, men kan ikke eliminere de årlige udsving til fotogrammetriske ydelser som følge af prisvariationer/konkurrencesituationen, samt det at der vil være forskellige arealer, der skal totalajourføres og variationer i behovet for ændringsudpeget ajourføring.

Overgangen til bloktilskudsregulering understøtter den rollefordeling, der er lagt op til i forretningsmodellen med, at SDFE varetager opgaverne forbundet med fotogrammetri. Bloktilskudsregulering betyder endvidere, at den kommunale fordelingsnøgle, der anvendes, er den samme som ved øvrige reguleringer mellem stat og kommune.

Hvis specifikationsændringer fremover medfører væsentlige ændringer i de samlede udgifter til den fotogrammetriske registrering, skal der ved vedtagelse af ændringen tages stilling til, om det skal afspejle sig i omkostningsdelingen mellem SDFE og kommunerne, eller om ekstra omkostninger skal finansieres af dem, som har behovet. Har specifikationsændringerne væsentlig betydning for økonomifordelingen mellem SDFE og kommunerne, tages det op i forbindelse med den næste økonomiaftale, mens mindre ændringer håndteres gennem aftaler i GeoDanmark.

Produktionsopgaverne ligger hos SDFE som udførende part.

Der indføres en årlig fotogrammetrisk ajourføring af de GeoDanmark-objekter, som med ÆUP er markeret til ajourføring, eller som ved en administrativ ajourføring er blevet opdateret, men hvor der kan mangle oplysninger f.eks. om z-koordinat til objektet eller om objektets tilknytning til de omkringliggende objekter. Da de centrale objekttyper herved bliver ajourført årligt, nedsættes kadencen for totalajourføring af alle objekttyper i forretningsmodellen til hvert femte år, mod tidligere hvert tredje år.

Variationen i GeoDanmark-kortlægningsstandarder forenkles. Alle byzonearealer (+/- 5 %) ajourføres i den fælles forretningsmodel i OP3-standard, mens den resterende del af landet ajourføres i OP1-standard. Kommunerne afgrænser hvilke arealer, der skal kortlægges i OP3. OP2-standarden afskaffes. Totalajourføring af GeoDanmark-data sker fremadrettet efter seneste version af GeoDanmark-specifikationen.

Kommuner, SDFE og tredjepart kan tilkøbe yderligere fotogrammetriske ydelser mod betaling af de hermed forbundne ekstraomkostninger. Til supplement af forretningsmodellen skal der aftales nogle standardoptioner for ekstra fotogrammetriske ydelser og prissætning heraf. Der var endvidere behov for at få beskrevet SDFE’s opgaver med kvalitetssikring af de fotogrammetriske ydelser, og, hvis kommunerne ønsker det, deres bidrag til kvalitetssikringen. Udgangspunktet herfor er det ambitionsniveau, der ligger til grund for ’professionaliseringsrapporten’.

Der er oprettet et GeoDanmark-produktionsforum med repræsentanter for SDFE og kommunerne. Dette forum har til opgave at beskrive krav til de fotogrammetriske ydelser, godkendelsesproces for indkøbte eksterne ydelser, SDFE’s kvalitetskontrol, beskrivelse af den aftalte kvalitet og proces for kommunernes eventuelle medvirken i kvalitetskontrollen mv.

Produktionsforum behandler tillige spørgsmål om de leverede fotogrammetriske ydelser, de praktiske forhold, der skal afklares gennem produktionsforløbet og kommunernes proces omkring ændringsudpegninger.

Produktionsforum refererer til GeoDanmarks bestyrelse.

Tredjepartsindberetninger og dataforbedringer / Administrativ ajourføring

Når GeoDanmark-data skal bredt i anvendelse som grunddata, vil tredjepart stille krav til aktualitet og kvalitet i data. Forventningen vil være, at konstaterede fejl og mangler kan indberettes ét centralt sted. SDFE får ansvaret for en indberetningsportal, der retter sig mod tredjepart, samt for at foretage de nødvendige rettelser i GeoDanmark-data eller markere indberetningerne som ÆUP til næste fotogrammetriske ajourføring. Hvis der er tvivl om disse rettelser, inddrages den objektansvarlige myndighed. SDFE etablerer en meldeservice i tilknytning GeoDanmark-systemet, hvor brugere kan abonnere på ajourføringer i databasen indenfor et givet tidsinterval og defineret område.

Der kan desuden forventes et behov for mere systematisk at gennemgå registreringer i GeoDanmark for fejl, mangler eller uhensigtsmæssigheder i data, og som konkrete anvendelser af GeoDanmark-data forudsætter rettet. Et behov der f.eks. kan opstå i forbindelse med igangværende eller kommende grunddataprojekter. Det skal nærmere aftales, hvordan de konkrete dataforbedringer skal udføres og finansieres.

GeoDK-systemet er etableret i regi af GeoDanmark. GeoDanmark-bestyrelsen har det forretningsmæssige ansvar for systemet og tilhørende processer. Det omfatter beslutninger om krav til systemets funktionalitet, herunder brugervenlighed og oppetider mv., samt at processerne for at tilvejebringe og vedligeholde data til enhver tid er optimale. Desuden omfatter det, at parternes forretningsgange for ajourføring og kvalitetssikring af GeoDanmark-data i tilstrækkelig grad systemunderstøttes.

Til at støtte GeoDanmark-bestyrelsen i dette arbejde har SDFE et særligt ansvar for at overvåge, at systemet til enhver tid fungerer efter hensigten, og at de forretningsmæssige krav understøttes. Som systemansvarlig har SDFE således ansvaret for, at systemudvikling tilrettelægges i overensstemmelse med GeoDanmark-bestyrelsens krav, og for at sikre at iværksatte udviklingsaktiviteter understøtter vedtagne it-strategier og arkitekturprincipper.

GeoDanmark-systemforum bistår med afdækning af parternes systembehov og vurdering af løsningsmuligheder, inden GeoDanmark-bestyrelsen træffer beslutning om nye systemaktiviteter.

Den økonomiske ramme for systemunderstøttelse på 5,0 mio. kr. årligt blev fastholdt i forretningsmodellen, men med en udligning sådan at kommunerne og SDFE (staten) fra 2015 hver dækker 50 % heraf (fordelingen havde hidtil været 75 % til kommunerne og 25 % til staten). Dette beløb er i forretningsmodellen foreløbig fastholdt og anvendt fra 2015 til etablering/afskrivninger på det nye system samt udgifter til drift og systemvedligehold.

Det tidligere FOT-2007 system blev afskrevet i begyndelsen af 2014, hvilket frigjorde et kommunalt afskrivningsbeløb på ca. 2 mio. kr. Dette beløb blev i 2014 bl.a. anvendt til at finansiere den kommunale andel af etableringen af en Vejreferencemodel – et fundament for en systemmæssig integration mellem forvaltningsløsninger på vejområdet og GeoDanmark-data. Vejreferencemodellen er første vigtige skridt mod at lette integrationen mellem GeoDanmark-systemet og eksterne forvaltningssystemer og understøtter dermed anvendelse og ajourføring af GeoDanmark-vejnettet. Vejreferencemodellen er endvidere første eksempel på en GeoDanmark-sektoraftale med ekstern finansiering ud over kommunernes og SDFE’s andel.

GeoDanmarks strategi har som fokus, at GeoDanmark-data gennem øget anvendelse som administrationsgrundlag skal bidrage til en effektiv offentlig forvaltning gennem brug af geografisk information. Målet er at bringe geografiske objekter i spil i forvaltningssammenhænge. Det stiller krav til objektdefinitioner og indhold (nøjagtighed, fuldstændighed og attributter mv.) om at være afstemt i forhold til lovgivning og de forvaltningsprocesser, som skal understøttes. Samtidig nødvendiggør det også aftaler, hvor den objektansvarlige myndighed forpligtes på datas indhold og kvalitet. Såfremt indgåelse af sådanne aftaler med tredjepart forudsætter en ekstra ressourceindsats fra GeoDanmarks parter, bør der tages højde for dette i aftalen.

Definition, fastlæggelse og udvikling af et geografisk forvaltningsgrundlag må og skal udspringe af forretningsmæssige behov og ressourcemæssige prioriteringer hos de ressourceansvarlige myndigheder. Klarlæggelse af de forretningsmæssige og ressourcemæssige prioriteringer kræver et klart mandat fra de myndigheder, der skal levere de nødvendige ressourcer og tage det politiske ansvar. Det betyder, at ansvaret for tredjepartsaftaler om udbredelse og samarbejde om GeoDanmark-data til andre forvaltningssektorer ligger hos parterne i GeoDanmark dvs. SDFE og kommunerne (KL). Et sådant ansvar kan ikke delegeres til et tværoffentligt samarbejde som GeoDanmark.

En klar rolle- og ansvarsplacering hos parterne er afgørende for en hensigtsmæssig koordination på tværs af de forskellige samarbejdsinitiativer, der f.eks. kan være forankret i grunddatainitiativer, Samordningsudvalget vedrørende infrastruktur for geografisk information, sektorstyregrupper mv. Det forudsætter klarhed om parternes tværgående interesser, inden der indgås aftaler med tredjepart.

Foreningsbetjeningen varetages af et fællessekretariat (tidligere benævnt som et virtuelt sekretariat), der trækker på ressourcer fra parterne. Der vil både være behov for faste personer, der går igen i forskellige sammenhænge, og mere ’ad hoc optræden’, hvor kompetencepersoner inddrages til løsning af en bestemt opgave. Der udpeges kontaktpersoner i henholdsvis KL og SDFE til varetagelse af de daglige sekretariatsopgaver.

Opgaveløsningen sker i samarbejde med de fem udvalg Sekretariatsudvalget, Specifikationsforum, Produktionsforum, Administrativ Ajourføringsforum og Systemforum. Her vil som hidtil indgå ressourcepersoner fra parterne, og disse fora sekretariatsbetjenes af medarbejdere fra KL og SDFE.

Der er i forretningsmodellen afsat ressourcer til sekretariatsbetjening. KL og SDFE træffer nærmere aftale om håndteringen af opgaverne. Det ledelsesmæssige ansvar for, at fællessekretariat hænger sammen i det daglige, er placeret i KL og SDFE. KL og SDFE har således hver især ansvaret for at sikre den løbende koordinering af hhv. kommunernes og statens position i foreningen i forhold til den daglige betjening af bestyrelse og udvalg.

Bestyrelsen har det overordnede ansvar for foreningens aktiviteter, og det er således også bestyrelsen, som fører opsyn med, at den daglige sekretariatsbetjening lever op til forventningerne for opgaveløsningen.

Bestyrelsen vurderede i 2013, at denne løsning ville give en mere fleksibel sekretariatsbetjening, der kunne tilpasses GeoDanmarks skiftende behov. Omlæggelsen af sekretariatsunderstøttelsen i 2014 var derudover nødvendig af hensyn til den samlede økonomi for samarbejdet. Forslaget medførte en besparelse på ca. 1,8 mio. kr. Det er bestyrelsens kompetence at træffe beslutning om sekretariatsbetjeningen, hvorfor det blev besluttet på bestyrelsesmødet 10. december 2013 at effektuere denne beslutning umiddelbart.

GeoDanmarks bestyrelse har i efteråret 2018 besluttet at øge sekretariatsbetjeningen med ½ årsværk fra hver part, så KL og SDFE nu hver bidrager med 1½ årsværk til fællessekretariatet.

Kommunal interessevaretagelse

Mens interessevaretagelsen på den statslige side naturligt forankres i SDFE, er det de kommunale bestyrelsesmedlemmers vurdering, at der er behov for at styrke den fælleskommunale interessevaretagelse. Det gælder særligt i forhold til sektorielle samarbejder, hvor det er vigtigt, at projekter hænger sammen fagligt, opgavemæssigt og økonomisk i den daglige kommunale forvaltning inden for det fagområde, der etableres løsninger til. En sådan aktiv indsats for den digitale udvikling kræver, at man styrker kommunernes fælles interessevaretagelse i udviklingsprocesserne.

Derfor foreslog den kommunale side i bestyrelsen, at de kommunale besparelser på fælles sekretariatsbetjening og systemunderstøttelse, som beløber sig til 2,1 mio. kr., blev konverteret til en styrket sekretariatsindsats på den kommunale side.

Denne løsning indebærer, at kommunerne betaler det samme beløb som hidtil til foreningen GeoDanmark, men hvor resultatet bliver en styrket kommunal indsats på området. Samtidig vil der fortsat være en generel årlig besparelse på kommunernes samlede udgifter til GeoDanmark-samarbejdet på 2,2 mio. kr.

Forretningsmodellen trådte i kraft pr 1. januar 2015 og omfattede den fotogrammetriske produktion for 2015, som dog for visse elementer begyndte i efteråret 2014. Det var dog vurderingen, at det ville være nødvendigt med visse initiativer i overgangsfasen, som blev iværksat inden aftalens endelige godkendelse.

Frem mod FOT-repræsentantskabsmødet i april 2014 blev FOTdanmarks juridiske grundlag gennemgået. Og som følge af den nye forretningsmodel blev der vedtaget nye vedtægter for GeoDanmark på det ekstraordinære repræsentantskabsmøde 30. oktober 2014.

Bestyrelsen havde aftalt en plan for overgangen til det nye ajourføringsparadigme, samt så visse behov for grunddataforbedringer, som daværende GST ville varetage. Endvidere ville daværende GST allerede i 2014 varetage opgaven med håndtering af tredjepartsindberetninger.

Bestyrelsen foreslog, at den nye samarbejdsform om datavedligeholdelsen blev afprøvet med de 10 kommuner i Region Midtjylland, som skulle ajourføres i 2014, samt visse tilpasninger med ny funktionalitet til de eksisterende systemer.

pdf
Forretningsmodel 2014 med redaktionelle ændringer pr. 29-11-2019 Opdateret: 23.02.2020green-arrow
pdf
Bilag til forretningsmodel Opdateret: 23.02.2020green-arrow