Administrativt Ajourføringsforum

GeoDanmark grunddata er en del af Grunddataprogrammet, hvor den administrative ajourføring defineres som opdatering af GeoDanmark grunddata udført som led i myndighedsopgaver.

Administrativt Ajourføringsforum er etableret for at understøtte kommunernes administrative ajourføring af GeoDanmark grunddata, så data bredt understøtter de samfundsmæssige anvendelsesbehov, som GeoDanmark prioriterer for GeoDanmark grunddata.

Administrativt Ajourføringsforum skal sikre, at aktualiteten af GeoDanmark grunddata kontinuerligt højnes gennem administrative processer, så GeoDanmark grunddata understøtter foreningens strategi.

Administrativt Ajourføringsforums arbejder for at virkeliggøre dette indsatsområde for GeoDanmarks grunddata, så kvalitet og aktualitet i data løbende forbedres gennem administrative processer samt at data kan spille sammen med relevante fagsystemer.

Formålet med forummets arbejde er at skabe rammer for og koordinere opgaver, som omhandler administrativ ajourføring af GeoDanmark grunddata ude i den enkelte kommune, allerede under myndighedens sagsbehandling, samt sikre den rette inddragelse og forankring i forbindelse med disse opgaver.

Administrativt Ajourføringsforums opgaver er at:

• Koordinere imellem de initiativer som vedrører administrativ ajourføring af GeoDanmark grunddata, herunder skal der være særlig fokus på de vigtigste objekttyper bygninger, veje, vandløb og søer
• Skabe forbindelse til forvaltningsmæssige fagsystemer bl.a. gennem koblingsnøgler med henblik på at øge anvendelsen og kunne høste data ved kilden
• Identificere og koordinere nye behov for administrativ ajourføring
• Gennemføre afklaringer vedrørende økonomi, teknik og governance forbundet med administrativ ajourføring
• Udarbejde vejledningsmateriale og arbejdsgangsbeskrivelser eller bistå andre i dette arbejde
• Beskrive den administrative proces omkring obligatorisk ændringsudpegning i samarbejde med Produktionsforum, jævnfør GeoDanmarks forretningsmodel
• Monitorere administrativ ajourføring med henblik på at målrette ajourføringsaktiviteten

Administrativt Ajourføringsforum samarbejder med de øvrige fora og medvirker til at sikre koordination mellem produktion og ajourføring samt systemunderstøttelse og specifikation.

Administrativt Ajourføringsforum sammensættes af:

• Fire kommunale medlemmer udpeget af KL
• Fire statslige medlemmer udpeget af Styrelsen for Dataforsyning og Infrastruktur (SDFI)

Ved udtræden af Administrativt Ajourføringsforum udpeges snarest muligt et nyt medlem.

KL indstiller en formand blandt de fire kommunale medlemmer til bestyrelsens godkendelse. Formanden er medlem af Sekretariatsudvalget.

Administrativt Ajourføringsforum afholder møder ca. fire gange om året. Møderækken kan suppleres med en 2-dages workshop.

KL´s del af fællessekretariatet yder sekretariatsbistand til Administrativt Ajourføringsforum.

Formanden leder møderne og udarbejder mødedagsorden i samarbejde med sekretariatsbistanden fra Fællessekretariatet.

Efter behov inviteres gæster eller projektdeltagere med særlige kompetencer.

Større arbejdsopgaver i Administrativt Ajourføringsforum kan projektorganiseres. Dette sker for at sikre en fleksibel tilrettelæggelse og inddragelse af specifikke ressourcer i arbejdet.

Arbejdet i Administrativt Ajourføringsforum planlægges med udgangspunkt i:

• Bestyrelsesbeslutninger
• Arbejdsprogrammet
• Indkomne forslag til Administrativt Ajourføringsforum

Indstillinger til bestyrelsen forberedes af formanden i samarbejde med GeoDanmarks fællessekretariat.

Administrativt Ajourføringsforum refererer til GeoDanmarks bestyrelse.

Administrativt Ajourføringsforum kan selvstændigt igangsætte analyser og udredninger til at fremme den administrative ajourføring og til at belyse et aftalegrundlag indenfor rammerne af arbejdsprogrammet.

Beslutninger i Administrativt Ajourføringsforum træffes i enighed på møderne.

Administrativt Ajourføringsforum skal:

• Fastlægge arbejdsopgaver til det kommende års arbejdsprogram
• Kortlægge og analysere fagsystemer og bagvedliggende processer, for at identificere muligheder for administrativ ajourføring af GeoDanmark grunddata
• Indlede dialog med ejere af de relevante processer for yderligere at afdække muligheder for administrativ ajourføring. På denne baggrund udarbejder Administrativ Ajourføringsforum konkrete anbefalinger og forslag til at øge aktualiteten af GeoDanmark grunddata
• Understøtte og koordinere foreningens og medlemmernes aktiviteter, projekter og tiltag inden for administrativ ajourføring
• Udgive status på ajourføringsomfanget i kommunerne
• Udgive en årlig redegørelse for det forgangne års arbejde i Administrativt Ajourføringsforum

Det forventes, at hvert medlem bidrager med fem arbejdsdage til møder samt tilsvarende tid til forberedelse. Formanden forventes at bidrage med en yderligere indsats på 100% heraf.

Administrativt Ajourføringsforum skal understøtte produktionen og ajourføringen af GeoDanmark grunddata ved rettidigt at udarbejde og tilpasse ajourføringsvejledninger og -retningslinjer til de aktuelle forretningsbehov.